Telefonierst du noch oder kommunizierst Du schon?

Ein Blick in die Büros deutscher Unternehmen bringt es immer wieder zum Vorschein – Die aktuelle Kommunikation im Unternehmen findet per Telefon, Fax und Email statt. Das ist nicht wirklich schlimm und mag auch durchaus funktionieren, aber in Zeiten, in denen es wirtschaftlicht darum geht, möglichst effektiv und zielfokussiert zu agieren, ist es viel zu zeitaufwendig.

Die wertvolle Arbeitszeit wird mit Anrufversuchen bei Kunden, Kollegen oder Lieferanten verschwendet, die aber gar nicht an das Telefon zu bekommen sind, sondern den Kollegen Anrufbeantworter arbeiten lassen. Der nächste Anrufversuch landet dann auf der Mailbox des Mobiltelefons des ersehnten Gesprächpartners und auch unter der nächsten Rufnummer ist nur eine Maschine erreichbar, die nicht wirklich den Grund des Anrufes versteht und schon gar nicht das gerade anliegende Problem lösen kann. Das Mailbox-Ping-Pong geht mit den Rückrufen des Kunden oder Kollegen in die nächste Runde, denn diese Rückrufe erreichen Sie natürlichgerade in dem Moment, in dem Sie bereits telefonieren, in einem Termin oder gerade mal nicht am Arbeitsplatz sind. So geht es viele Male, oftmals mit Unterstützung von diversen „Ruf mich mal bitte zurück“ Emails oder SMS-Nachrichten.

Dieses „nicht Kommunizieren“ kann einen erheblichen Teil der Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens vernichten. Viel schlimmer ist dabei, dass andere Länder uns vormachen wie es besser, schneller und somit deutlich effektiver geht. Die technikafinen Asiaten nutzen immer mehr das Internet und die damit verbundenen neuen Hilfsmittel für ihre Kommunikation und sind so einfach schneller.

Was aber sind die neuen Hilfsmittel und wie kann sich ein Unternehmen diese zu Nutze machen?

Eine essentielle Funktion ist das Management der eigenen Verfügbarkeit. Der Zustand Ihrer verschiedenen Kommunikationsgeräte und der Status Ihrer Anwesenheit in einer bestimmten Community im Internet wird aktiv ermittelt bzw. proaktiv von Ihnen gesteuert. Nicht nur ob Sie gerade telefonieren, sondern auch die Verfügbarkeit in Bezug auf die Inhalte Ihres Kalenders und der Status Ihres Mobiltelefons werden von dem System ermittelt und demjenigen angezeigt, dem Sie diese Information gewähren. Wird solch  ein Präzenzmanagement im Unternehmen genutzt, ist auf einen Blick ersichtlich, ob jemand gerade zu sprechen ist, also ob sich die Anwahl seiner Rufnummer lohnt oder ob, laut der Info aus dem Kalender, diese Person vielleicht erst ab 14:30 wieder verfügbar ist. Dabei ist der Status der Verfügbarkeit keinesfalls mit einer Anwesenheitskarte oder der guten alten Stempelkarte zu vergleichen, denn der Präsenzstatus ist eine flüchtige Information die nicht protokolliert wird. Aus Sicht des Nutzers ergibt sich  endlich die Möglichkeit, die eigene Erreichbarkeit ordentlich zu steuern und so die notwendigen Zeiträume für konzentriertes Arbeiten zu schaffen. Möchte man etwas einen ausführlichen Bericht, eine Zusammenfassung oder ein wichtiges Angebot erstellen, so braucht man dazu Ruhe und nicht ein ständig klingelndes Telefon. Mit einem Klick auf den eigenen Präsenzstatus wird dieser für eine Stunde oder länger auf „Bitte nicht stören“ gesetzt, was von nun an jedem Ihrer Kontakte, dem zentralen Telefoniedienst und auch allen Messaging Diensten wie ICQ, Microsoft Messanger und so weiter, übermittelt wird.

Wege zur effektiven Kommunikation – Umdenken tut Not

Um uns herum schreitet die Technologie immer schneller voran. Waren wir bei einer Veränderung bisher komplexe und schwer bedienbare Lösungen gewohnt, so erscheinen aktuell ganz andere Produkte am Markt. Die Bedienung wird intuitiv und visuell unterstützt, die Kommunikation auf allen Kanälen wie Telefon, Handy, Messenger und vielen weiteren wird einheitlich, durch nur einen Klick verändert. Die Vereinheitlichung der Kommunikation schickt sich an, unsere Art und Weise des Arbeitens nachhaltig zu verändern, Zeit zu sparen und im besten Fall mehr Freizeit zu schaffen. Aber dazu muss in Unternehmen ein Umdenken stattfinden, was leider in Deutschland nicht immer auf Gegenliebe bzw. Akzeptanz stößt.

Tipps aus der Praxis

Taschenbuch PRAXISTIPPS KundenkommunikationMit dem aixvox Team haben wir 47 Beispiele der heute stattfindenden Kundenkommunikation aus vielen Unternehmen zusammen getragen und diese in einem Fachbuch veröffentlicht. Mit dem Untertitel „Leitfaden für Ihre Kundenkommunikation“ und dem Slogan „Lesen.Verstehen.Anwenden“ möchten wir allen Lesern mehr Mut zum Einsatz von aktuellen Kommunikationslösungen machen. Das Werk ist unter der ISBN 9783981391404 im Buchhandel erhältlich (Amazon.de http://amzn.to/PraxisTipp)

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2 comments

  1. […] This post was mentioned on Twitter by gsohn, Detlev Artelt. Detlev Artelt said: Telefonierst du noch oder kommunizierst Du schon?: http://t.co/158yWPw […]

  2. […] den Grund des Anrufes versteht und schon gar nicht das gerade anliegende Problem lösen kann“, schreibt Detlev Artelt in seinem Blog. (Vor ein paar Monaten hatte ich ihn zum Thema Unified Communications interviewt – siehe […]

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